Mis Anticipos
Gestiona tus anticipos, carga facturas y cierra legalizaciones
Legalizaciones
Revisa, edita y aprueba legalizaciones enviadas por colaboradores
| #Anticipo | Colaborador | Evento | Fecha Cierre | Girado | Legalizado | Saldo | Estado | Acciones |
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Cargues
Asignación de N° de Anticipo SAP y revisión de la etapa de cargue
| #Anticipo | Colaborador | Evento / PEP | Fecha | Girado | Legalizado | Saldo | Sobrecosto | Estado | Acción |
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Auditoría de Legalizaciones
Legalizaciones ya aprobadas por Operaciones, pendientes de revisión final de Controlling
| Colaborador | Denominación | Evento | SAP | Girado | Legalizado | Fecha Envío | Estado | Acción |
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Histórico de Legalizaciones
Anticipos finalizados — solo lectura
Mis Reintegros
Reporta la devolución del saldo a favor de la empresa de tus anticipos finalizados
Anticipos con saldo pendiente de reintegrar
Histórico de Reintegros
| Fecha | Detalle | Monto Total | Estado |
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Cargue de Solicitudes
Importa la Hoja de Cargue (.xlsx) o registra manualmente — selecciona solo las filas activas antes de confirmar
Filas en Staging 0
| ✓ | Fecha Sol. | Responsable / Acreedor | Cargo | Evento | Fecha Ev. | H. Llamado | F. Viaje | H. Viaje | H. Evento | Ciudad | Material | Cód. PEP | PAX | Días | V. Unit. | V. Total | Total Anticipo | Beneficiario / Entrega | Observación |
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Importa un Excel o agrega filas manualmente
Historial de Cargues Confirmados
| Fecha Confirmación | Solicitudes Cargadas | Eventos | Total Anticipo | Confirmado por |
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Administración
Crea colaboradores, asigna anticipos y configura topes
+ Nuevo Colaborador
+ Asignar Anticipo a Colaborador
Selecciona el evento cargado — el valor del anticipo se autocompleta desde la solicitud importada.
Si parte o la totalidad del anticipo será entregada a otro colaborador para que él legalice, selecciónalo aquí. Se creará una solicitud vinculada.
Colaboradores Registrados
| Nombre | Cédula | Acreedor | Cargo | Anticipos | Acción |
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Topes por Categoría (COP)
Materiales SAP
Configura los códigos de material que aparecen al cargar facturas
| Categoría | Texto Material | Código Material | Acciones |
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Nomenclaturas
Tabla de códigos de evento — asocia los primeros 2 dígitos del evento con PEP y Denominación SAP
| N° | Denominación Turno | Código PEP | Denominación SAP | CECO | Acciones |
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Historial de Legalizaciones
Anticipos finalizados — descarga la plantilla SAP de cualquier legalización
Historial de Legalizaciones
Anticipos finalizados — descarga la plantilla SAP de cualquier legalización
Gestión de Proveedores
Incluye los proveedores registrados por Legalización y los creados automáticamente por colaboradores al cargar una factura
| NIT | Razón Social | Tipo | Ciudad | Teléfono | Contacto | Creado por | Estado | Acciones |
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Panel de Soporte IT
Tickets reportados por todos los roles del sistema
| Tipo | Asunto | Reportado por | Rol | Prioridad | Fecha | Estado | Acción |
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Log de Auditoría — Rechazos
Registro confidencial de todos los rechazos del sistema, visible solo para Dirección
| Fecha | Módulo | Quién Rechazó | Rol | Motivo | Estado Anterior → Nuevo | Resuelto |
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Tabla de Provisión
Anticipos que superaron la fecha de corte del mes y quedaron en provisión contable
✅ Dentro del Corte
| N° SAP | Colaborador | Evento | Ciudad | Fecha Cargue | Valor | Estado |
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⛔ En Provisión
| N° SAP | Colaborador | Evento | Ciudad | Fecha Cargue | Fecha Corte | Días Fuera | Valor | Estado |
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📊 Dashboard del Sistema
Estado operativo en tiempo real de todos los procesos activos
Estados de Anticipos
Resumen General
🔐 Log de Accesos
Registro completo de entradas y salidas al sistema
| # | Usuario | Cédula | Rol | Tipo | Fecha | Hora | IP |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Usa los filtros para consultar el log | |||||||
🗑️ Borrado de Legalización
Función temporal para fase de pruebas — borra de un golpe todo el proceso de una legalización puntual, para repetir pruebas sin acumular basura. No toca la tarjeta del colaborador ni catálogos compartidos.
Revisión de Impuestos
Aplica retenciones a las legalizaciones enviadas por los colaboradores
| N° SAP | Colaborador | Evento | Ciudad | Total Legalizado | Retenciones | Neto | Acción |
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Financiera — Carga de Tarjetas
Confirma la carga de dinero antes de que el colaborador vea su ficha
🔴 Pendientes de Carga
| N° SAP | Colaborador | Evento / Ciudad | Total Anticipo | Tarjeta Corp. | Acreedor SAP |
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🏦 Esperando Confirmación del Banco
Archivo enviado al banco — confirma aquí cuando el banco ya haya cargado el dinero a la tarjeta
| N° SAP | Colaborador | Evento / Ciudad | Total Anticipo | Fecha Envío |
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✅ Procesados
| N° SAP | Colaborador | Evento | Total | Fecha Carga | Estado | Exportar |
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Lote Bancario del Día
Anticipos confirmados pendientes de incluir en el archivo plano de Bancolombia — corte 11:00 a.m.
📋 Pendientes para el Lote Normal de Hoy
| N° SAP | Colaborador | Tarjeta | Valor a Cargar | Hora Confirmación |
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🏦 Esperando Confirmación del Banco
Archivo ya enviado al banco — confirma cuando el banco cargue el dinero a la tarjeta
| N° SAP | Colaborador | Valor a Cargar | Fecha Envío |
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⚡ Solicitudes Extraordinarias Aprobadas (fuera de horario)
| N° SAP | Colaborador | Tarjeta | Valor | Motivo |
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📁 Histórico de Lotes Generados
| Fecha | Tipo | Total | Tarjetas | Generado por | Archivo |
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Gestión de Tarjetas Prepago
Tarjetas activas e históricas de cada colaborador
| Colaborador | Cédula | N° Tarjeta | Estado | Asignada | Acción |
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Reintegros por Verificar
Confirma que el dinero del saldo devuelto por colaboradores ya llegó al banco
| Colaborador | Fecha | Desglose | Monto Total | Comprobante | Acción |
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Legalización — Revisión Final
Cruza facturas con reporte y exporta a Contabilidad
| N° SAP | Colaborador | Evento / Ciudad | Fecha Cierre | Girado | Legalizado | Saldo | Sobrecosto | Estado |
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Director — Panel de Control
Alertas del proceso, solicitudes de acceso y visibilidad global
👤 Solicitudes de Acceso Pendientes
👥 Gestión de Colaboradores
⚡ Solicitudes de Carga Extraordinaria
⚠ Alertas del Proceso
Calendario de Fechas de Corte
Fechas clave del proceso por mes — el Director las configura, todos los roles las consultan
Topes por Ciudad
Define y modifica los límites de gasto por categoría para cada ciudad
Cronograma Mensual
Fechas máximas de los procesos contables/administrativos — genera la imagen para publicar
⚙️ Configuración
Reglas globales del sistema, editables solo por el Director
👁️ Vista por Rol
Consulta la pantalla real de cada rol, sin poder hacer ninguna acción — para hacer seguimiento sin quedar ciego en el proceso